Деловая сеть Нижний Новгород
Компании:22 071 (+1)
Товары и услуги:22 116
Статьи и публикации:1 581
Тендеры и вакансии:332

Опись дел и опись документов

06.06.2013
Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. В архивной описи должна содержаться систематизированная информация о содержании фонда или коллекции. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.

Опись документов – это базовый справочник, служащий для ориентирования в архиве. Именно с архивной описи начинают исследователи, прибывая в архив. На базе архивной описи документов создаются и прочие справочные материалы фонда: каталоги, тематические обзоры, путеводители, указатели и прочие. Так как опись документов активно используется в работе и является одним из основополагающих документов архива, важно составлять её не только качественно, но и в соответствии с принятыми стандартами и правилами.

Архивная опись, фактически, состоит из нескольких частей, каждая из которых является отдельной описью документов:

— Опись дел постоянного хранения.

— Опись дел временного хранения.

— Опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании)

— Опись дел конкретной организации (к примеру, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).

Любая архивная опись должна содержать следующие записи:

— Описательные: заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела. Согласно этим записям можно не устанавливать целостность архива и проводить дальнейший анализ;

— Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);

— Лист-завершитель (описывающий саму опись);

— Справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия составителей, глоссария сокращений, переводной таблицы и указателей.

Справочный аппарат, которым сопровождается архивная опись, решает три основных задачи:

— Даёт общее представление о документах архива;

— Помогает в поиске информации (с помощью соответствующих указателей);

— Уточняет смысловое содержание документов фонда.

Архивные описи составляются строго по принятым формам. Реквизиты архивной описи располагаются в строгом порядке.

Именно опись документов зачастую является наиболее значимым факторов при оптимизации работы архива: она определяет эффективность поиска информации в фонде и позволяет разрабатывать механики и инструменты справочного аппарата.

На базе описей архивов подразделений компании составляется общая опись, служащая единым справочникам по всем документам организации.

посмотреть все (12)

Другие статьи и публикации компании:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов.
06.06.2013
Речь в данной статье пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.
06.06.2013
Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов.
06.06.2013
В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
06.06.2013
Уничтожение конфиденциальных документов – требование, предъявляемое в любом бизнесе. Какое оборудование для уничтожения документов лучше выбрать?
06.06.2013
Утилизация документов – это без сомнения важный процесс. Он позволяет избавиться от ненужных скоплений макулатуры, освободить часть дорожающего офисного пространства, не допустить утечку информации.
06.06.2013
Информация о продавце
  • +7 (962) 505-01-11
  • г. Нижний Новгород, ул. Фабричная, д.2
  • www.yunger-m168.ru
Компания Тройка осуществляет поставки и продажу станков и расходных материалов для переплетных работ.
×