Деловая сеть Нижний Новгород
Компании:22 071 (+1)
Товары и услуги:22 116
Статьи и публикации:1 581
Тендеры и вакансии:332

Хранение документов по личному составу

06.06.2013
Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов.

Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов. Это и приказы о приме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Основной документ, регламентирующий хранение документов по личному составу – Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот основополагающий закон в архивном деле регулирует организацию хранения документов и их сохранность, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также требует неукоснительно соблюдать правила комплектования архивов организаций.

Поговорим теперь о проблемах хранения документов по личному составу и путях их решения. Зачастую бухгалтерские документы хранятся там же, где и создаются, то есть в бухгалтерии. С точки зрения архивного дела – это в корне неправильно. Хранение документов по личному составу, а также других бухгалтерских документов должно производиться в специально оборудованных архивах. В архивном хранилище должна быть создана соответствующая температура, влажность; помещение должно быть оборудовано средствами для тушения пожара. Однако оборудовать такие архивные хранилища тяжело не только малому и среднему бизнесу, но и довольно крупным компаниям. Выходом из этой непростой ситуации может быть внеофисное хранение документов.  В этом случае кадровые и бухгалтерские документы передаются на хранение архивной компании, специалисты которой следят за сохранностью документации.

Хранить первичную бухгалтерскую документацию гораздо легче, чем кадровую. Как правило, сроки хранения «первички» не превышают 5 лет. Хранение документов по личному составу гораздо более длительный и трудоемкий процесс. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе должны храниться 75 лет (даже после ликвидации организации). Вот почему мы рекомендуем обращаться к профессионалам в области архивного хранения документов для правильной архивации документов по личному составу. Если же Вы все-таки решили разобраться с хранением документов по личному составу самостоятельно, настоятельно рекомендуем придерживаться следующих правил.

Некоторые правила хранения документов по личному составу:

- помещать документы в дела согласно номенклатуре дел организации

- составлять дела только из исполненных и правильно оформленных документов

- группировать вместе документы по схожим вопросам

- формировать дело из документов одного календарного года

- не хранить в 1 деле более 250 листов

посмотреть все (12)

Другие статьи и публикации компании:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов.
06.06.2013
Речь в данной статье пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.
06.06.2013
Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.
06.06.2013
Подготовка документов к архивному хранению в электронных архивах или библиотеках – это процедура, разбитая на несколько основных этапов.
06.06.2013
В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
06.06.2013
Утилизация документов – это без сомнения важный процесс. Он позволяет избавиться от ненужных скоплений макулатуры, освободить часть дорожающего офисного пространства, не допустить утечку информации.
06.06.2013
Информация о продавце
  • +7 (962) 505-01-11
  • г. Нижний Новгород, ул. Фабричная, д.2
  • www.yunger-m168.ru
Компания Тройка осуществляет поставки и продажу станков и расходных материалов для переплетных работ.
×