Деловая сеть Нижний Новгород
Компании:22 096
Товары и услуги:22 179
Статьи и публикации:1 587
Тендеры и вакансии:332

Правила хранения документов

06.06.2013
Речь в данной статье пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

Речь в данной статье пойдёт не о том, как правильно нужно хранить документы с точки зрения закона — не о сроках обязательного хранения, требовании к номенклатуре дел и другим бюрократическим аспектам. Речь пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

Итак, во-первых, следует понимать, что основное правило хранения документов — это обеспечение их сохранности. Соответственно, любой сотрудник архива (будь это старший архивист или же уборщица, системный администратор или кладовщик) отвечает за сохранность фонда. То есть каждый человек, работающий с документами, должен стремится сделать всё, чтобы они не были повреждены или утеряны.

Обеспечение сохранности документов и разработка правил хранения документов — это многогранные вопросы, касающиеся всех аспектов работы — от материально-технического до кадрового. Важно понимать, однако, что при любой постановке рабочего процесса следует:

  •  Поддерживать стабильный режим хранения документов.
  •  Следовать правилам приёмки и учёта документов.
  •  Выполнять правила хранения документов.
  •  Принимать меры по предотвращению чрезвычайных ситуаций.

Есть ряд проблем, вызванных как естественным старением документов, так и повреждениями, вызываемыми в результате нарушения температурного и влажностного режима, а также в результате воздействия пыли и прочих внешних факторов.

Правила хранения документов обычно включают в себя нормы для следующих ситуаций:

  •  Меры по замедлению естественного старения документов.
  •  Стандартный температурно-влажностный режим.
  •  Уровень освещения и его характер.
  •  Меры по предотвращению воздействия пыли и биологических повреждений документов.
  •  Правила выдачи документов и работы с ними, предотвращающей износ.
  •  Нормы защиты от вандализма.
  •  Сценарии поведения в аварийных ситуациях.
  •  Правила размещения документов при хранении.
  •  Правила копирования документов, находящихся на хранении.
  •  Нормы безопасности и предотвращения повреждений при экспонировании и транспортировании документов.

Обычный архив компании, зачастую, не имеет проработанных правил хранения документов — предполагается, что при сроках хранения до 75 лет не имеет смысла особенно продумывать режим. Однако, если речь идёт о правилах хранения исторических документов или же бумаг, обладающих особой ценностью, соблюдение строжайших правил хранения документов просто обязательно.

посмотреть все (12)

Другие статьи и публикации компании:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов.
06.06.2013
Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов.
06.06.2013
Подготовка документов к архивному хранению в электронных архивах или библиотеках – это процедура, разбитая на несколько основных этапов.
06.06.2013
Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.
06.06.2013
Общее правило может быть принято только для конкретной организации с опорой на соответствующие административно-организационные решения.
06.06.2013
Каковы сроки хранения договоров – это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно.
06.06.2013
Информация о продавце
  • +7 (962) 505-01-11
  • г. Нижний Новгород, ул. Фабричная, д.2
  • www.yunger-m168.ru
Компания Тройка осуществляет поставки и продажу станков и расходных материалов для переплетных работ.
×