Деловая сеть Нижний Новгород
Компании:22 096
Товары и услуги:22 179
Статьи и публикации:1 587
Тендеры и вакансии:332

Подготовка документов к архивному хранению

06.06.2013
Подготовка документов к архивному хранению в электронных архивах или библиотеках – это процедура, разбитая на несколько основных этапов.

Подготовка документов к архивному хранению в электронных архивах или библиотеках – это процедура, разбитая на несколько основных этапов:

1. Проверка состояния;
2. Ввод данных;
3. Индексация документа;
4. Связь с физической копией.

Проверка состояния документа подразумевает анализ стратегии подготовки документов к архивному хранению в электронном виде: какие действия необходимо будет предпринять для этого и какой способ будет наиболее точно отвечать задачам архива. Анализу при подготовке документов к архивному хранению подвергаются как бумажные носители, так и прочие – например, на магнитной ленте или в электронном виде.

Ввод данных – это вторая часть подготовки документов к архивному хранению. Процедура подразумевает интеграцию нового документа в структуру архива, то есть перевод его в унифицированную форму. Обычно говорят о нескольких типовых способах ввода данных:

- Конвертации электронных документов в формат электронного архива или же сохранение копий в принятых в организации форматах. Речь идёт, в частности, о переводе такие форматов электронных документов как DOC, XLS и других в принятые международными стандартами для архивного хранения.
- Сканирования или пересъёмке документов для хранения в архиве их изображений. Как правило, это быстрый способ получить копию бумажного документа, но документ будет непригоден для анализа (для поиска он будет доступен по карточке индекса);
- Сканирование и распознавание документа. Способ несколько быстрее прямого ручного ввода данных, но требует близкого к идеальному состояния бумаг;
- Ручной ввод данных: прямой перенос информации с документов в электронный вид. Требует достаточно больших трудозатрат при подготовке документов к архивному хранению, но позволяет добиться максимальной точности и является единственным способом конвертации данных с частично повреждённых носителей;
- Оцифровка аналогового сигнала. Методика используется для перевода в цифровую форму видеоданных и звукозаписей.

После ввода данных в систему составляется индексная карточка документа (ближайший аналог в физических архивных хранилищах – запись в номенклатуре), а затем документ снабжается данными о наличии и размещении реальной копии.

Все вышеперечисленные процедуры по подготовке документов к архивному хранению обычно выполняют обученные сотрудники вашей организации. На начальных этапах заполнения архива обычно требуется помощь специализированной архивной компании, которая выполняет основной объём работ.

посмотреть все (12)

Другие статьи и публикации компании:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки для ведомственного хранения документов.
06.06.2013
Речь в данной статье пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.
06.06.2013
Архивная опись представляет собой справочник, находящийся в каждом архиве. Основное назначение описи документов – учёт каждой хранящейся бумаги и краткое описание её содержания.
06.06.2013
Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов.
06.06.2013
Утилизация документов – это без сомнения важный процесс. Он позволяет избавиться от ненужных скоплений макулатуры, освободить часть дорожающего офисного пространства, не допустить утечку информации.
06.06.2013
В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
06.06.2013

Статьи и публикации других компаний:

• защита прав потребителей; • правовая помощь предпринимателям и/или юридическим лицам (предприятиям, организациям); • другие юридические услуги...
24.01.2011
• защита прав потребителей; • защита прав предпринимателей; • защита прав юридических лиц; • другие юридические услуги...
26.02.2012
Информация о продавце
  • +7 (962) 505-01-11
  • г. Нижний Новгород, ул. Фабричная, д.2
  • www.yunger-m168.ru
Компания Тройка осуществляет поставки и продажу станков и расходных материалов для переплетных работ.
×